Excel vs Database

Gegevens. Uw bedrijf kan niet zonder. Als eigenaar van een klein bedrijf moet u alles bijhouden - van uw voorraadniveaus tot de persoonlijke informatie van werknemers. Veel ondernemers beginnen met het bijhouden van informatie en gegevens met behulp van een eenvoudige spreadsheet, zoals Microsoft Excel of Google Sheets, die makkelijk beschikbaar zijn en vrijwel niets kosten om te gebruiken.

Aan de andere kant, databases, worden vaak aangeprezen als de ideale manier om aspecten van uw bedrijf te beheren, zoals boekhouding of voorraad, maar komen soms met een prijskaartje van honderden of zelfs duizenden euro’s. Als u het verschil tussen spreadsheets en databases weet, u de juiste keuze maken voor uw kleine bedrijf.

Gegevens opnemen en analyseren

Met een spreadsheet u getallen en tekst opnemen in kolommen en rijen. U kunt de relatie tussen de cellen in de tabel vooraf definiëren, zodat wijzigingen in één cel automatisch een andere cel kunnen wijzigen. U kunt bijvoorbeeld een spreadsheet gebruiken om een reeks getallen op te nemen, met één getal in elke cel van een kolom. Vervolgens u het programma instrueren om alle getallen in de kolom toe te voegen.

De mogelijkheid om relationele regels te maken tussen cellen, rijen en kolommen maakt een spreadsheet ideaal voor het maken van bijvoorbeeld financiële rapporten. Dit type programma is eenvoudig, maar toch complex. Uw vermogen om gegevens te manipuleren wordt bepaald door uw kennis van het gebruik en het creeren van specifieke formules die bepalen hoe de gegevens met elkaar omgaan. Als gevolg hiervan gebruiken mensen spreadsheets voor alles, van eenvoudige budgettracking tot complexe boekhoudprojecten.

Werken met een elektronische archiefkast

Met databases kunt u informatie op dezelfde manier opslaan als een spreadsheet, behalve dat de interface meestal is ontworpen voor gebruiksvriendelijke eenvoud. Gegevens worden opgeslagen in velden en records, waardoor een elektronische archiefkast ontstaat. Hoewel spreadsheets het meest geschikt zijn voor het manipuleren van getallen en tekst, kunnen databases eenvoudig andere soorten gegevens bevatten, zoals afbeeldingen en documentbijlagen.

Met databases u ook grote hoeveelheden gegevens gemakkelijker manipuleren. U kunt uw volledige voorraad in een spreadsheet plaatsen, maar op een bepaald punt wordt het navigeren door rijen en kolommen op verschillende spreadsheetpagina's omslachtig. En dan heb je een database nodig.

Databases zijn ontworpen om het gebruikers gemakkelijk te maken om informatie uit grote groepen gegevens in een nuttige indeling te extraheren met behulp van zoekopdrachten. Een nieuwe werknemer kan zitten spelen met de gegevens, zonder noodzakelijkerwijs veel tijd te investeren om te leren hoe de relaties tussen de gegevens werken, omdat de interface meestal corruptie van de gegevens en relaties voorkomt door simpelweg het uitvoeren van een zoekopdracht.

De juiste tool voor de job

Dus wanneer moet uw kleine bedrijf de sprong maken van een spreadsheet naar een database? Gespecialiseerde databases, zoals die voor boekhouding, relatiebeheer en voorraadbeheer, kunnen een dure aankoop zijn. Als u zich in de opstartfase bevindt of als het geld krap is, kan investeren in een database wanneer een spreadsheet net zo goed zou werken, een onnodige uitgave zijn. Als u weet welke soorten projecten geschikt zijn voor een spreadsheet ten opzichte van de typen projecten die geschikt zijn voor een database, u u de juiste richting inleiden.

Spreadsheets zijn over het algemeen het meest geschikt voor:

  • Gegevensanalyse
  • Berekeningen
  • Statistische vergelijkingen
  • Grafiekbeheer

Databases werken goed voor:

  • Gegevensbeheer
  • Complexe zoekopdrachten
  • Meerdere gebruikers
  • Gegevenssubsets weergeven
  • Overzichtsrapporten voor gegevens
  • Repetitieve gegevensreeksen
  • Grafieken gebaseerd op veel data

Als een spreadsheet zo groot en complex begint te worden dat het moeilijk te beheren wordt of als u meerdere mensen nodig hebt om regelmatig met de gegevens te werken, dan is het upgraden van al die gegevens naar een gespecialiseerde database waarschijnlijk een goede beslissing. Het goede nieuws is dat databases en spreadsheets vaak naast elkaar worden gebruikt, zodat u nooit volledig hoeft af te zien van de een of van de andere. Ook kunt u data vanuit uw database weer downloaden naar een spreadsheet.

© dataverwerken.nl. Alle rechten voorbehouden

Login Form

Offcanvas Menu